Comment éviter le syndrome de l’arrosoir lors des déploiements Office 365 ?
Jusqu’à récemment, beaucoup de DSI étaient encore méfiants quant à la sécurité des clouds publics. Mais au fur et à mesure que les doutes sont levés, de plus en plus d’entreprises adoptent les solutions cloud et se félicitent de leurs avantages. Les entreprises et institutions publiques leur emboitent à présent le pas et commencent à passer au cloud – ou prévoient de le faire. Généralement, la porte d’entrée vers le cloud est Office 365. Cela commence par Outlook et SharePoint, puis Excel et Word, puis les autres produits de la suite. Les avantages sont avérés : la DSI n’a plus à s’occuper de la maintenance et de l’administration, ce qui permet de recentrer les ressources IT. Cependant, la nécessité d’adapter certains processus de l’entreprise au cloud est souvent négligé ou occulté. Du processus de commande à la facturation, des adaptations sont nécessaires et peuvent s’avérer très vertueuses en termes de budget de licences.
Syndrome de l’arrosoir
La première erreur, aussi commune que facilement évitable, est l’attribution de licences standards à tous les utilisateurs. Tous les collaborateurs reçoivent la même licence, ce qui se traduit par des coûts absolument pas optimisés, et donc souvent élevés. Qu’il s’agisse d’Excel, Word ou PowerPoint, les besoins réels des utilisateurs ne sont que rarement pris en compte, et les potentiels d’économie ne sont pas exploités.
Approche structurée
A ce titre, les solutions de gestion des services IT peuvent valoir de l’or. Les besoins des utilisateurs pour des applications individuelles sont enregistrés et structurés, permettant à la DSI d’avoir une vue plus claire sur les logiciels nécessaires à l’entreprise. L’attribution des licences est donc plus facile et, surtout, orientée par la demande et les besoins réels.
De plus, dans la mesure où l’utilisateur détermine ses propres besoins personnels, il est sensibilisé aux aspects de coûts et confie la décision à son manager. Enfin, les coûts étant répartis en fonction de l’usage réel, les différents services de l’entreprise sont facturés au plus proche de l’usage réel.
Licences : décider par la demande, et non à l’aveugle
Combiner gestion des services IT et gestion des licences est l’approche optimale. Les économies peuvent être réellement importantes par rapport à une démarche « à l’aveugle », et elles le seront tout au long du cycle de vie de l’application. Le plus souvent, les employés n’ont besoin que d’un logiciel spécifique pour un projet, c’est-à-dire pour une durée limitée. Si le système détecte automatiquement que l’application n’a pas été utilisée pendant une certaine période, il peut demander à l’utilisateur si le logiciel est toujours nécessaire. Si ce n’est plus le cas, la licence peut être suspendue jusqu’à une nouvelle utilisation.
Même avec des prévisions plus précises de la demande, des économies sont possibles. Si les données déterminent les licences requises et les configurations spécifiques d’Office 365 pour l’année en cours, les prévisions pour l’année suivante seront simplifiées. De plus, une solution de gestion des licences fournit les données nécessaires pour mener à bien les négociations de licences correspondantes.
Automatisation des déploiements logiciels
L’automatisation planifiée est une autre source d’économies. Beaucoup d’entreprises utilisent encore Active Directory et souhaitent le conserver comme principale solution de gestion des identités après la migration vers Office 365. La gestion des identités se fait au sein de l’infrastructure de l’entreprise. Cependant, cela soulève la question de savoir comment Office 365 peut intégrer l’infrastructure existante sans perdre la valeur ajoutée de la migration vers le cloud. Une plateforme de gestion de l’environnement de travail peut être très utile pour orchestrer les applications Office 365. Entre autres, elle peut permettre aux employés d’accéder à toutes les applications via le navigateur avec un seul mot de passe. Grâce à un portail en libre-service, chacun peut trouver les applications dont il a besoin pour son travail. En arrière-plan, l'autorisation de ces applications et l'attribution des licences appropriées sont entièrement automatisées.
Meilleure maîtrise des arrivées et départs des collaborateurs
L'accès aux applications et aux données de l'entreprise est automatiquement attribué et révoqué avec la plateforme de gestion de l’espace de travail. Les responsables informatiques s’assurent ainsi d'un haut niveau de sécurité dans l'intégration de nouveaux collaborateurs et lorsque des collaborateurs quittent l’entreprise. Si les processus correspondants sont stockés dans le système, un nouvel employé peut travailler et être opérationnel dès son arrivée dans l’entreprise, car les équipements, applications et autorisations nécessaires ont déjà été commandés et préparés à l'avance. Les autorisations d'accès sont également révoquées automatiquement et rapidement, et les licences sont remises à disposition lorsqu'un employé quitte l'entreprise. Idéalement, aucune activité manuelle n'est nécessaire pour ces processus, ce qui réduit également le risque d’erreurs.
Contrôler activement les processus et les licences est essentiel pour chaque entreprise. Non seulement parce que la démarche permet de générer des économies substantielles tout au long du cycle de vie des licences, mais également parce qu’elle libère du temps et des capacités budgétaires qui peuvent être investies dans des projets d'innovation, et donc dans la compétitivité.
